“La gestión del tiempo es una habilidad que necesita integración tácita de conocimiento. Debes adquirir el hábito de percibir el tiempo como una virtud”. 

Esa es la clave central de la respuesta que le compartí a uno de mis alumnos de una Escuela de Negocios en la que estoy participando como docente y tutor.

En este caso, el alumno me pedía claves para lograr mejorar su gestión del tiempo, ya que en el Máster se comparten las metodologías más famosas para la gestión del tiempo y la productividad personal.

Aquí te dejo mi respuesta por si estás buscando mejorar tu capacidad de gestionar tu recurso más valioso: el tiempo.

— Respuesta 

Hola, Jorge, lo que quería compartir contigo sobre este tema es lo siguiente:

El tema de la gestión del tiempo y la productividad tiene doble cara.

Por una parte, existen muchísimos métodos y muy famosos. Pero, lo que hay que tener en cuenta, es que todos esos métodos los crearon personas para resolver sus propios problemas de gestión del tiempo basándose en sus contextos particulares.

Y una vez que les han funcionado, tratan de extraer principios universales para convertirlos en método.

Algunos métodos son más rigurosos y mejor fundamentados y otros son solamente útiles para el que los inventó y su forma de pensar.

Pero en cualquier caso, la gestión del tiempo es una habilidad que necesita tiempo, aprendizaje, ensayo y error para ser integrada como un hábito eficiente.

Esta es una de las caras.

Ahora, la segunda cara tiene que ver con tu singularidad, con tu particularidad.

En mi experiencia como coach organizacional, ningún método se adapta 100 % a las personas y equipos.

Cada persona y cada equipo tiene que descubrir y aprender cuál es su propio método. Aunque, obviamente, puede inspirarse en todos los métodos ya existentes.

Pero las personas que de verdad logran dar con la clave para gestionar eficientemente su tiempo y ser más productivos, son aquellas que se guían por principios de gestión del tiempo y logran crear su propio método.

Sobre esto, te podría hablar largo y tendido. Ya que es apasionante, y además, muy importante para la vida.

El tiempo vale más que el oro y es más escaso. De hecho, a veces es mejor ganar tiempo que dinero. Porque si sabemos invertir correctamente ese tiempo, podremos duplicar el dinero.

Entonces, tenemos que tener en cuenta:

• Nuestra singularidad y contexto particular.
• Principios universales e inspiración en otros métodos.
• Herramientas que nos hagan la gestión del tiempo más fácil.
• Tiempo para integrar los hábitos y sistemas hasta adquirir la virtud de gestionar el tiempo.

Te comparto aspectos de cada uno de estos puntos según mi experiencia.

Nuestra singularidad y contexto particular.

Es clave para la gestión del tiempo tener presente nuestro motivus o aquella necesidad/dolor que queremos resolver. Saber cuál será nuestra recompensa o beneficio si logramos gestionar mejor nuestro tiempo.

A veces, solo con tener esto claro, ya desarrollamos estrategias orgánicas para gestionarnos mejor.

Porque al tener un fin en mente, y ver una imagen clara de la mejora o beneficio que nos traerá la gestión adecuada del tiempo, nos ayuda a elevar la voluntad, disciplina y perseverancia que necesitamos para gestionarlo.

Lo podemos resumir en dos palabras: motivus y una meta clara. 

Nota: También ten en cuenta, que cuando hablo de ‘contexto particular’ me refiero a que es probable que lo que le sirvió al creador de “x” método no se adapte a tu realidad actual. Bien sea, por tus motivaciones o por interferencias de tu entorno laboral, como un jefe desorganizado, como un equipo desorientado, etc. 

Principios universales e inspiración en otros métodos.

Aquí viene el momento de coger inspiración en otros métodos y sus principios.

Hay muchos principios. Algunos, ya te los mencioné. (Motivus – Metas claras)

Pero también podemos tener en cuenta, que debes gestionar tu energía, no todos somos igual de productivos por la mañana que por la tarde.

Evitar y poner barreras a las distracciones.

Bloquear lapsos de tiempo y asignarles tareas o actividades específicas.

Trocear los proyectos en hitos más pequeños.

Identificar los factores críticos.

Priorizar por valor.

Y todos los principios que puedes rescatar del curso y los métodos mencionados.

Herramientas que nos hagan la gestión del tiempo más fácil.

En este punto no merece la pena detenerse, porque ya sabes que hay un millón de herramientas. 

Lo que sí tengo claro, es que ninguna te va a servir al 100 %, suele ser un popurrí o combinación de diferentes herramientas.

Ya sabes, está el Google Calendar, Task, To Do List, Trello, Drive, Asana, Planner, Jira, Bullet Journal, Notion…, o una simple libreta física. (Yo tengo muchas de esas herramientas y mi libreta física) 

Pero ninguna será suficiente si no tienes claros los principios que te he mencionado.

Por último…

Tiempo para integrar los hábitos y sistemas hasta adquirir la virtud de gestionar el tiempo.

Este aspecto es muy importante, ya que para mantenerte motivado, debes tener claro que se requiere comprender que la gestión del tiempo y la productividad es un hábito. 

Un hábito en el sentido aristotélico, que requiere repetir acciones eficientes el tiempo suficiente hasta integrarlo como una competencia, conocimiento y habilidad.

Así que si logras perseverar, tal vez, tú mismo termines compartiendo con otros tu propio método de gestión del tiempo.

PD. Gracias a dominar los principios de la Teoría General del Coaching, podrás ayudar a otros a extraer principios universales para crear su propio método para lograr lo que se proponga, desde gestionar el tiempo, hasta mejorar sus relaciones empresariales. 

Daniel Becerra Ortega 👋

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Hasta el 15 de marzo.